Prozessoptimierung mit Business Prozess Management: Jetzt durchstarten

Business Prozess Management ist ein ganzheitlicher Managementansatz, der darauf abzielt:

• Geschäftsprozesse transparent zu machen
• Abläufe effizienter und effektiver zu gestalten
• Verantwortlichkeiten und Schnittstellen klar zu definieren
• Prozesse kontinuierlich zu verbessern (KVP: Kontinuierlicher Verbesserungsprozess)

BPM betrachtet Prozesse nicht als starre Einheiten, sondern als lebendige, anpassbare Systeme, die zur Wertschöpfung und zur Erreichung der Unternehmensziele beitragen.

• Steigerung der Effizienz: Überflüssige Schritte werden eliminiert, Doppelarbeiten reduziert, Durchlaufzeiten verkürzt.
• Kostenreduktion: Optimierte Prozesse brauchen weniger Ressourcen, reduzieren Fehlerkosten und senken Overhead.
• Erhöhung der Kundenzufriedenheit: Schnellere und qualitativ bessere Abläufe führen zu besserem Service.
• Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit: Klare Prozesse schaffen weniger Reibung und bessere Arbeitsbedingungen.
• Bessere Skalierbarkeit und Flexibilität: Optimierte Prozesse lassen sich leichter an neue Marktbedingungen anpassen.
• Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit: Unternehmen können schneller auf Trends und Anforderungen reagieren.

• Top-Management-Unterstützung: Die Geschäftsführung muss die Optimierung aktiv unterstützen.
• Mitarbeiterbeteiligung: Die besten Ideen zur Prozessverbesserung kommen oft von denjenigen, die täglich mit ihnen arbeiten.
• Ganzheitliche Betrachtung: Prozesse sollten immer im Zusammenhang mit Strategie, Struktur und Kultur optimiert werden.
• Technologieeinsatz: Der gezielte Einsatz moderner Technologien wie BPM-Software oder Automatisierungslösungen beschleunigt die Optimierung.
• Flexibilität: Prozesse müssen regelmässig überprüft und bei Bedarf angepasst werden.

1. Prozesse erfassen und analysieren

• Dokumentation bestehender Abläufe ("Ist-Analyse")
• Identifikation von Schwachstellen, Engpässen und Ineffizienzen
• Visualisierung der Prozesse (z. B. mittels BPMN – Business Process Model and Notation)

2. Prozesse bewerten und priorisieren

• Bewertung nach Kriterien wie Effizienz, Risiko, Kundenrelevanz und Automatisierungspotenzial
• Auswahl der Prozesse mit dem grössten Optimierungspotenzial

3. Prozesse neu gestalten ("Soll-Prozesse")

• Redesign bestehender Prozesse
• Einführung von Best Practices, Standardisierung und Automatisierung (z. B. mit Workflow-Tools oder RPA – Robotic Process Automation)

4. Umsetzung und Implementierung

• Einführung neuer Prozesse inklusive Change Management
• Anpassung von IT-Systemen, Organisationseinheiten und Richtlinien

5. Monitoring und kontinuierliche Verbesserung

• Laufende Überwachung der Prozesse mittels KPIs (Key Performance Indicators)
• Einführen eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP)