PS 890 – Prüfungsstandard für das Interne Kontrollsystem (IKS) in der Schweiz

Der Prüfungsstandard PS 890 verfolgt mehrere zentrale Ziele:

Sicherstellung der Wirksamkeit des IKS

• Bewertung, ob das bestehende interne Kontrollsystem risikoorientiert und funktional ist.
• Sicherstellung, dass das IKS die Unternehmensziele unterstützt und operationelle Risiken minimiert.

Überprüfung der Einhaltung regulatorischer Anforderungen

• Sicherstellung der Compliance mit gesetzlichen Vorschriften (z. B. Obligationenrecht Art. 728a).
• Unterstützung von Unternehmen bei der Einhaltung von internen Richtlinien und Corporate Governance-Vorgaben.

Identifikation von Optimierungspotenzialen

• Aufzeigen von Schwachstellen und ineffizienten Kontrollmechanismen.
• Vorschläge für eine effizientere und ressourcenschonendere Gestaltung des IKS.

Schutz vor finanziellen, operativen und regulatorischen Risiken

• Unterstützung bei der Frühzeitigen Erkennung und Steuerung von Risiken.
• Vermeidung von betrügerischen Aktivitäten, fehlerhaften Buchhaltungsprozessen und Reputationsverlusten.

Ein IKS gemäss PS 890 sollte risikoorientiert aufgebaut sein und eine strukturierte Kontrolle der Geschäftsprozesse ermöglichen. Der Standard umfasst folgende Kernbereiche:

A) Angemessenheit des IKS

• Ist das Kontrollsystem entsprechend der Unternehmensgrösse und -struktur angepasst?
• Gibt es dokumentierte Richtlinien und Prozesse zur Steuerung von Risiken?
• Sind Verantwortlichkeiten und Kontrollmechanismen klar definiert?

B) Wirksamkeit der implementierten Kontrollen

• Sind die vorhandenen Kontrollen tatsächlich geeignet, um Risiken zu minimieren?
• Funktionieren die internen Kontrollprozesse auch in der Praxis oder bestehen Umgehungsmöglichkeiten?
• Gibt es eine regelmässige Überprüfung und Verbesserung des IKS?

C) Dokumentation und Berichterstattung

• Sind alle relevanten Kontrollen und Risiken nachvollziehbar dokumentiert?
• Gibt es ein internes Reporting zur kontinuierlichen Überwachung?
• Wie werden Mängel und Verbesserungspotenziale erfasst und kommuniziert?

D) Integration des Risikomanagements

• Ist das Risikomanagementsystem in das IKS integriert?
• Werden die ermittelten Risiken regelmässig überprüft und in Kontrollmassnahmen umgesetzt?
• Gibt es eine Verknüpfung mit einer Risiko-Kontroll-Matrix zur gezielten Steuerung?

Die Prüfung nach PS 890 erfolgt in mehreren Schritten:

1. Analyse des bestehenden IKS (Status Quo)

• Identifikation und Dokumentation der vorhandenen Kontrollmassnahmen.
• Beurteilung der Unternehmensrisiken und internen Kontrollstrukturen.

2. Bewertung der Angemessenheit und Wirksamkeit

• Prüfung, ob das IKS den gesetzlichen und internen Anforderungen entspricht.
• Identifikation von Lücken, Schwachstellen oder ineffizienten Kontrollmechanismen.

3. Optimierungsvorschläge und Massnahmenplan

• Entwicklung von Handlungsempfehlungen zur Verbesserung des IKS.
• Optimierung bestehender Kontrollen zur Reduzierung von Risiken und Kosten.

4. Berichterstattung und Abschluss der Prüfung

• Erstellung eines Audit-Reports mit Prüfungsfeststellungen und Massnahmenempfehlungen.
• Unterstützung bei der Umsetzung der Optimierungen und kontinuierlichen Verbesserung.

Die Durchführung einer IKS-Prüfung nach PS 890 bringt viele betriebliche Vorteile:

• Erhöhung der Unternehmenssicherheit → Risiken werden frühzeitig erkannt und gesteuert.
• Verbesserung der Compliance → Gesetzliche und regulatorische Anforderungen werden erfüllt.
• Effizienzsteigerung der Geschäftsprozesse → Identifikation und Beseitigung ineffektiver Kontrollen.
• Transparenz und Nachvollziehbarkeit → Bessere Berichterstattung und Dokumentation.
• Vertrauensbildung bei Stakeholdern → Positives Signal an Investoren, Kunden und Partner.
• Optimierung des Risikomanagements → Verbesserte Entscheidungsgrundlagen für die Unternehmensführung.

Trotz der vielen Vorteile kann die Umsetzung der PS 890-Prüfung auch Herausforderungen mit sich bringen:

• Hoher Dokumentationsaufwand → Ein detailliertes IKS erfordert eine umfassende Erfassung und Pflege von Prozessen.
• Ressourcenintensive Implementierung → Die Anpassung eines IKS kann zeit- und kostenintensiv sein.
• Akzeptanzprobleme bei Mitarbeitern → Widerstand gegen zusätzliche Kontrollmassnahmen oder neue Prozesse.
• Dynamische regulatorische Anforderungen → Regelmässige Anpassungen sind erforderlich, um auf neue Vorschriften zu reagieren.
• Notwendigkeit externer Expertise → Interne Ressourcen sind oft nicht ausreichend für eine vollständige IKS-Optimierung.